L’APPROVAZIONE DEL BILANCIO DELL’ESERCIZIO 2020

Sono ormai maturi i tempi per la predisposizione delle bozze del bilancio dell’esercizio chiuso lo scorso 31 dicembre 2020.

L’iter di formazione e approvazione del documento risulta sempre complesso, in quanto si traduce in una sequenza di atti e comportamenti che debbono rispettare le rigorose norme imposte dal codice civile.

Peraltro, a seguito dell’approvazione del Decreto Milleproroghe, anche per quest’anno risulta confermata la possibilità di fruire del maggior termine per l’approvazione a 180 giorni, a prescindere dalla ricorrenza di particolari motivazioni interne alla società, per consentire alle società di meglio fronteggiare gli incomodi derivanti dalla pandemia da Covid-19.

Inoltre, si potranno sfruttare tutte le tecnologie disponibili per celebrare le assemblee in remoto, a prescindere dalle previsioni statutarie, al fine di evitare degli assembramenti che possano risultare veicoli per il contagio.

Le novità richiamate rimangono valide per le assemblee da tenersi sino al prossimo 31 luglio 2021.

Termine lungo per l’assemblea di bilancio

Come sopra accennato, l’articolo 106, D.L. 18/2020 (come appunto aggiornato dal D.L. 183/2020) prevede che: “In deroga a quanto previsto dagli articoli 2364, secondo comma, e 2478-bis, del codice civile o alle diverse disposizioni statutarie, l’assemblea ordinaria è convocata per l’approvazione del bilancio al 31 dicembre 2020 entro centottanta giorni dalla chiusura dell’esercizio”.

Nei fatti, si perde la necessità di individuare quella doppia sequenza di termini, cui eravamo abituati, per significare la differenza esistente tra l’approvazione entro la scadenza canonica dei 120 giorni dalla chiusura dell’esercizio e quella (eventuale) prorogata a 180 giorni, valida solo al ricorrere di specifiche previsioni e di una apposita indicazione dello statuto societario.

Ovviamente, nulla vieta che si possa procedere all’approvazione del bilancio in termini più brevi del previsto, tenuto conto, ad esempio, della necessità di soddisfare particolari esigenze della società e/o dei soci, quali, ad esempio:

• la necessità di distribuire dei dividendi, e quindi di disporre di un bilancio regolarmente approvato da cui i medesimi derivano;

• l’opportunità di pubblicare un bilancio particolarmente favorevole, al fine di veicolare un messaggio positivo al sistema ed agli enti creditizi;

• l’opportunità di segnalare al sistema l’esistenza di una struttura amministrativa funzionante ed efficiente, anche in tempo di Covid-19.

La sequenza temporale può essere riassunta nella tabella che segue.

L’approvazione della bozza di bilancio

L’organo amministrativo della società deve provvedere ad approvare la bozza del bilancio entro il prossimo 30 maggio; tale data risulta il termine ultimo qualora sia presente un organo di controllo, situazione nella quale rientrano anche tutte le piccole Srl che hanno nominato il revisore unico.

È infatti necessario:

• concedere 15 giorni di tempo al controllore, per predisporre la propria relazione;

• disporre della documentazione completa da depositare presso la sede sociale nei 15 giorni che precedono la data fissata per l’assemblea di approvazione.

Poiché il D.L. 18/2020 prevede che il bilancio sia approvato nel termine di 180 giorni dalla chiusura dell’esercizio (momento coincidente con la data del 29 giugno), si possono agevolmente ricavare le scadenze sopra riportate.

L’assemblea per l’approvazione del bilancio

L’organo amministrativo, come dettagliato sopra, deve assolvere al proprio compito di predisporre la bozza del bilancio, oltre che a quello di convocare i soci in assemblea per l’approvazione.

La data di fissazione del consesso dovrà rispettare il termine ultimo del 29 giugno 2021.

Nessuna responsabilità, invece, ricade sull’organo amministrativo, qualora lo stesso abbia provveduto alla regolare e tempestiva convocazione dei soci e questi non si siano presentati, ovvero sia mancata la maggioranza necessaria per la regolare costituzione.

A tale riguardo, potremmo ricordare che:

• in caso di assemblea deserta, ove sia presente l’organo amministrativo, sarà opportuno redigere un verbale di memoria nel quale si dia atto dell’impossibilità di assumere qualsiasi decisione (c.d. verbale di assemblea deserta);

• nel caso in cui fosse prevista, dal codice civile o dallo statuto, una seconda convocazione, si dovrà attendere anche tale termine per verificare la possibilità di deliberare;

• ove non fosse prevista la seconda convocazione, ovvero l’assemblea non si costituisse nemmeno in tale occasione, l’organo amministrativo dovrà procedere ad una nuova convocazione, rispettando un termine non superiore ai 30 giorni dalla precedente. Si rammenta che la continua inattività dell’assemblea potrebbe configurare anche una causa di scioglimento di cui all’articolo 2484, cod. civ., specialmente in occasione dell’appuntamento annuale di approvazione del bilancio.

Le particolari agevolazioni per contrastare la pandemia

Sempre in tema di agevolazione, va anche rammentato che il D.L. 18/2020 prevede che, con l’avviso di convocazione delle assemblee ordinarie o straordinarie:

• le Spa;

• le Sapa;

• le Srl;

• le società cooperative e le mutue assicuratrici;

possono prevedere, anche in deroga alle diverse disposizioni statutarie:

1. l’espressione del voto in via elettronica o per corrispondenza;

2. e l’intervento all’assemblea mediante mezzi di telecomunicazione.

Le predette società possono altresì prevedere che l’assemblea si svolga, anche esclusivamente, mediante mezzi di telecomunicazione che garantiscano:

1. l’identificazione dei partecipanti,

2. la loro partecipazione e l’esercizio del diritto di voto, ai sensi e per gli effetti di cui agli articoli 2370, quarto comma, 2479-bis, comma 4, e 2538, comma 6, cod. civ., senza in ogni caso la necessità che si trovino nel medesimo luogo, ove previsti, il presidente, il segretario o il notaio.

Le Srl possono, inoltre, consentire, anche in deroga a quanto previsto dall’articolo 2479, comma 4, cod. civ. e alle diverse disposizioni statutarie, che l’espressione del voto avvenga mediante:

1. consultazione scritta;

2. o per consenso espresso per iscritto.

L’assemblea totalitaria

Pur essendo consigliabile la convocazione secondo le regole e i tempi fissati dallo statuto, è formalmente valida una riunione nella quale l’intera compagine societaria, l’intero organo amministrativo e quello di controllo (ove esistente) si siano riuniti spontaneamente e si dichiarino informati sugli argomenti da discutere e disposti a farlo.

Per le Spa è ammessa l’assemblea totalitaria con la sola partecipazione, oltre dei soci, della maggioranza dell’organo amministrativo e di controllo (articolo 2366, commi 4 e 5).

Per le Srl è ammessa l’assemblea totalitaria quando sono presenti tutti i soci, e tutti gli amministratori e sindaci siano presenti o informati della riunione e nessuno si opponga alla trattazione degli argomenti (articolo 2479-bis, comma 5).

L’assemblea totalitaria appare molto delicata, in quanto rappresenta una sorta di deroga alle regole di funzionamento ordinarie; sarà allora indispensabile raccogliere la conferma dei partecipanti con il consueto foglio presenze.

In ogni caso, si ribadisce che la forma più certa per rendere regolare la riunione (specialmente nelle fattispecie litigiose) è quella della convocazione formale.

In tale ipotesi, trattandosi di una riunione non programmata e spontanea, si potrebbe anche dubitare delle validità di eventuali deleghe attribuite a terzi da parte dei soci, proprio per l’assenza della formale convocazione e della conoscibilità dell’ordine del giorno della riunione.

Il regolare esercizio del diritto di voto

Si rammenta, in chiusura, che la regolare manifestazione del diritto di voto è limitata dalla vigente normativa antiriciclaggio in particolari fattispecie.

L’amministratore, infatti, a norma dell’articolo 22, D.Lgs. 231/1997, ha l’onere di acquisire la documentazione comprovante la titolarità effettiva dei soci, anche richiedendola direttamente ai medesimi. L’inerzia o il rifiuto ingiustificati del socio nel fornire agli amministratori le informazioni da questi ritenute necessarie per l’individuazione del titolare effettivo, ovvero l’indicazione di informazioni palesemente fraudolente, rendono inesercitabile il relativo diritto di voto e comportano l’impugnabilità, a norma dell’articolo 2377, cod. civ., delle deliberazioni eventualmente assunte con il suo voto determinante.

La presenza, nella società, dell’eventuale organo di controllo determina la necessità di verificare l’assolvimento di tale onere, diversamente risultando viziata la manifestazione del voto in occasione dell’approvazione del bilancio.